De raamovereenkomst
Een raamovereenkomst is een afspraak met één of meer leveranciers over de voorwaarden waaronder je gedurende een bepaalde periode opdrachten plaatst. Met dit document krijg je grip op terugkerende inkoop en contracten.
Een raamovereenkomst geeft ruimte en risico's
Voor terugkerende behoeftes is een raamovereenkomst een ideale oplossing. Je regelt de afspraken en kaders eenmalig aan de voorkant. Vervolgens kunnen de verschillende afdelingen, locaties of scholen binnen jouw organisatie snel en eenvoudig bestellen wat ze nodig hebben. Toch brengt het beheren van raamcontracten in de praktijk ook uitdagingen met zich mee.
01
Onzichtbaar verbruik
Omdat afnamemomenten verspreid zijn, raakt het zicht op de totale spend snel kwijt.
02
Het bereiken van het maximum
Volgens Europese rechtspraak geldt dat als het van tevoren vastgelegde maximale volume of bedrag is bereikt, de raamovereenkomst direct stopt. Verder afnemen is dan niet meer toegestaan.
03
Stilzwijgend doorlopen
Het is een van de grootste rechtmatigheidsrisico's bij publieke organisaties: de einddatum verstrijkt, maar de bestellingen lopen door. Juridisch voer je op dat moment een nieuwe opdracht uit zonder rechtmatige grondslag.
Wanneer kies je wel (en niet) voor een raamcontract?
Een raamovereenkomst zet je in bij een voorspelbare, terugkerende behoefte waarvan de exacte omvang of het precieze afnamemoment vooraf nog niet vaststaat. Denk bijvoorbeeld aan ICT-hardware, inhuur van tijdelijk personeel, onderhoud aan gebouwen, kantoorartikelen of catering. Een raamovereenkomst is niet geschikt bij eenmalige opdrachten met een vastomlijnde omvang of markten waarin prijzen en techniek zo snel veranderen dat vaste voorwaarden na een jaar al achterhaald zijn.
Looptijd en het verplichte maximum
Bij een Europese uitvraag duurt een raamovereenkomst maximaal vier jaar, inclusief eventuele verlengingen. Langer mag alleen als daar een heel zwaarwegende reden voor is, bijvoorbeeld als een leverancier grote investeringen moet terugverdienen. Onder de Europese drempel geldt geen wettelijk maximum, maar moet de looptijd proportioneel zijn.
Zodra het opgegeven maximum is bereikt, geldt de raamovereenkomst niet meer. Nieuwe bestellingen vallen dan buiten de afspraak. Het op tijd monitoren van je totale spend is dus net zo belangrijk als het bewaken van de kalenderdatum.
Gunnen binnen het raamwerk: zo werkt het
Hoe je concrete bestellingen plaatst, hangt af van hoe je de overeenkomst hebt ingericht.
01
Eén leverancier
Je plaatst de afroep direct volgens de vastgelegde voorwaarden en prijsafspraken.
02
Meerdere leveranciers (directe gunning)
Je kiest de leverancier op basis van vooraf vastgelegde, objectieve regels,zoals een vaste rangorde of de laagste prijs uit een catalogus.
03
Meerdere leveranciers (minicompetitie)
Je vraagt de gecontracteerde partijen om een concrete offerte voor een specifieke afroep. Dit is ideaal bij opdrachten die per keer inhoudelijk verschillen.
Grip op je raamcontracten met AQWIRE
Het beheren van raamovereenkomsten gebeurt bij veel organisaties nog in losse Excel-lijsten. Daardoor raken optiedatums uit beeld en wordt het plafond van het maximale budget pas opgemerkt als het al is overschreden. AQWIRE vervangt de versnipperde administratie door één centrale cockpit.
01
Automatische deadlinebewaking
De inkoopkalender volgt alle looptijden en verlengingsopties. Je krijgt automatisch een signaal ruim voordat een besluit nodig is of voordat een nieuw traject moet starten.
02
Realtime spend-koppeling
AQWIRE koppelt de feitelijke uitgaven direct aan de raamovereenkomst. Je ziet precies hoeveel budget er nog over is tot het ingestelde maximum.
03
Audit-proof dossier
Elk besluit, elke verlenging en het totale verloop worden automatisch vastgelegd. Zo toon je richting de accountant moeiteloos aan dat je inkoop rechtmatig is verlopen.
Veelgestelde vragen
Alles wat je moet weten over AQWIRE
Hoe lang mag een raamovereenkomst maximaal duren?
Hoe lang mag een raamovereenkomst maximaal duren?
Bij een Europese procedure mag een raamovereenkomst wettelijk maximaal vier jaar duren, inclusief alle verlengingen. Langer mag alleen bij uitzondering als dat stevig wordt gemotiveerd. Onder de drempel geldt geen vaste termijn, maar moet de duur aantoonbaar proportioneel zijn.
Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een raamcontract?
Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een raamcontract?
Er is geen verschil tussen een raamovereenkomst en een raamcontract. Het zijn twee begrippen voor exact hetzelfde instrument. In de wetgeving wordt altijd de term raamovereenkomst gebruikt.
Mag je een raamovereenkomst tussentijds verlengen?
Mag je een raamovereenkomst tussentijds verlengen?
Je mag een raamovereenkomst tussentijds verlengen als de verlengingsopties en voorwaarden vooraf duidelijk in de oorspronkelijke uitvraag zijn opgenomen. Daarnaast mag de totale looptijd, inclusief verlengingen, het wettelijke of vooraf vastgestelde maximum niet overschrijden.
Wat gebeurt er als het maximale bedrag van het raamcontract bereikt is?
Wat gebeurt er als het maximale bedrag van het raamcontract bereikt is?
Als het maximale budget of aantal stuks is afgenomen binnen het raamcontract, stopt de werking van de raamovereenkomst. Je mag er dan geen nieuwe afroepen meer op doen, ook al is de kalenderdatum nog niet verstreken. Verder afnemen zonder nieuwe uitvraag geldt als een onrechtmatige gunning.
De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden
Upgrade je inkoopproces
Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.