Aanbestedingsplicht: moet ik aanbesteden of niet?

Of je verplicht moet aanbesteden hangt af van de totale contractwaarde en de status van je organisatie. Publieke instellingen moeten boven de Europese drempelbedragen formeel aanbesteden. Zit je daaronder, of ben je niet direct aanbestedingsplichtig? Dan gelden je eigen inkoopregels.

Demo aanvragen

Wanneer moet je aanbesteden en hoe bepaal je de aanpak?

Om te bepalen welke regels er voor jouw inkoopbehoefte gelden, doorloop je een paar vaste stappen. Dit geeft direct helderheid over de verplichte of gewenste procedure.

Zo bepaal je in vier stappen welke regels gelden

Bereken de totale waarde over de volledige looptijd

Het uitgangspunt is de geschatte totale contractwaarde. Kijk hierbij niet alleen naar de kosten per jaar, maar reken over de gehele duur van de overeenkomst, inclusief eventuele verlengingsopties.

Demo aanvragen

Vergelijk met de actuele Europese drempelbedragen

Wanneer je de totale waarde kent, vergelijk je deze met de geldende Europese aanbestedingsgrens. Deze drempels verschillen per type organisatie en type opdracht.

Demo aanvragen

Kies de passende procedure

Afhankelijk van het bedrag en de aard van de opdracht kies je de geldende procedure:

- Enkelvoudig onderhands: je vraagt rechtstreeks bij één leverancier een offerte op. Dit gebeurt bij kleine opdrachten.
- Meervoudig onderhands: je vraagt bij meerdere leveranciers een offerte op en kiest objectief op basis van je vooraf gestelde criteria.
- Nationale of Europese procedure: boven de wettelijke drempels start je een formele openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure.

Demo aanvragen

Bouw een sluitende audittrail op

Een accountant, controller of interne auditor wil achteraf kunnen zien waarom er voor een bepaalde procedure of leverancier is gekozen. Het vastleggen van keuzes en onderbouwingen is essentieel voor de rechtmatigheid.

Demo aanvragen

Niet aanbestedingsplichtig? Toch dezelfde inkoopkwaliteit

Niet elke instelling valt direct onder de wettelijke aanbestedingsplicht. Veel organisaties hanteren wel een intern inkoopbeleid waarin afspraken staan over het opvragen van meerdere offertes boven bepaalde bedragen.
‍
Wanneer inkooptrajecten losjes worden aangepakt, ontstaan er risico's:
- Er wordt getekend op basis van contracten en voorwaarden van de leverancier, met nadelige bepalingen voor jouw organisatie.
- Er is geen centraal overzicht van lopende verplichtingen.
- Deadlines en stilzwijgende verlengingen worden over het hoofd gezien.

Door ook reguliere inkoop op dezelfde gestructureerde manier aan te vliegen als een aanbesteding, houd je zelf de regie. Je werkt altijd met je eigen voorwaarden, vraagt marktpartijen helder uit en borgt afspraken centraal.

Waarom organisaties kiezen voor AQWIRE

Van het verzamelen van klanteisen tot het opstellen van een programma van eisen en de nota van inlichtingen: het schrijf- en uitzoekwerk zorgt voor een hoge werkdruk. Vaak worden hiervoor dure externe consultants ingeschakeld. AQWIRE pakt dit anders aan:

100% grip op al je contracten en spend

Werk vanuit één overzichtelijke cockpit. Je ziet direct welke trajecten er lopen, wanneer contracten aflopen en waar kansen liggen voor slimme samenwerking binnen je organisatie.

Demo aanvragen

Snel waterdichte documenten opstellen

Onze documentgenerator stelt op basis van jouw organisatiegegevens en historische marktdata razendsnel conceptstukken op. Van programma van eisen tot nota van inlichtingen en de uiteindelijke overeenkomst.

Demo aanvragen

Het systeem adviseert, jij bepaalt

De software neemt het zware zoek- en schrijfwerk over, maar jij houdt de regie. Elke beslissing, weging en eis blijft volledig bij jou als koper.

Demo aanvragen

Bespaar op dure consultancykosten

Omdat de inhoudelijke basis automatisch en foutloos wordt klaargezet, hoef je geen prijzige inkoopadviseurs meer in te huren voor het schrijfwerk. Wil je bij een complex traject procesbegeleiding inschakelen? Dan zet je dat heel gericht in, wat aanzienlijk in de kosten scheelt.

Demo aanvragen

Veelgestelde vragen

Alles wat je moet weten over AQWIRE

Is AQWIRE een vervanging voor platforms zoals TenderNed?

Nee, AQWIRE werkt aanvullend op platforms zoals TenderNed. Mocht je wettelijk verplicht zijn om extern te publiceren, dan doe je dat op het betreffende publicatieplatform. AQWIRE is de interne werk- en voorbereidingsomgeving waarin je de inkoopbehoefte inventariseert, de documentatie opstelt, je spend analyseert en je dossiers audit-proof beheert.

Mogen we AI gebruiken bij het voorbereiden van inkoop en aanbestedingen?

Ja, je mag AI gebruiken bij het voorbereiden van inkoop en aanbestedingen. De overheid stelt geen verbod op het gebruik van slimme software of AI om het inkoopproces te ondersteunen. Belangrijk is dat het eindresultaat rechtmatig, objectief en controleerbaar is. AQWIRE draait in een afgeschermde omgeving waarin jouw data veilig blijft, zodat je efficiënter werkt zonder dat je de controle verliest.

Hebben we nog een inkoopconsultant nodig?

Voor het inhoudelijke schrijfwerk heb je geen consultant meer nodig. AQWIRE genereert de benodigde documenten op basis van bewezen data. Wil je bij een specifiek traject nog procesbegeleiding inschakelen? Dan kan dat heel gericht, doordat de inhoud al staat.

De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden

Upgrade je inkoopproces

Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.

Plan een demo