Grip op je inkoopplanning

Overzicht over je aanbestedingen. Een inkoopkalender is de interne waarheid waarmee jouw organisatie alle aanstaande inkooptrajecten, contractverlengingen en aanbestedingen plant en stroomlijnt. Met AQWIRE bewaak je proactief de doorlooptijden, voorkom je rechtmatigheidsrisico's en houd je zelf de volledige regie.

Demo aanvragen

Een einde aan chaos in Excel

De inkoopplanning staat verspreid over afdelingen, netwerkmappen en persoonlijke Excel-sheets. Als inkoopcoördinator of projectleider ben je een groot deel van je werkweek kwijt aan het handmatig ophalen van gegevens. Je moet steeds opnieuw uitzoeken wanneer contracten aflopen en welke opdrachten er aan komen.

De risico's van versnippering

Een versnipperde, verspreide inkoopkalender vraagt om problemen, zoals:

Te laat starten

Het voorbereiden van een zorgvuldige uitvraag kost tijd. Als je pas ontdekt dat een overeenkomst afloopt wanneer de einddatum nabij is, ontstaat er direct druk op de organisatie.

Onrechtmatige verlengingen

Om de continuïteit te borgen, wordt een aflopend contract vaak stilzwijgend doorgezet. Dit kan zomaar tot lastige vragen over de rechtmatigheid leiden.

Hoge advieskosten

Onder tijdsdruk vlieg je al snel dure externe inkoopconsultants in om op het laatste moment nog uitvragen en documenten te schrijven. Dat brengt onnodig hoge kosten met zich mee.

Pak de regie over je inkoopkalender

AQWIRE vervangt de versnipperde administratie door één overzichtelijke cockpit. De inkoopkalender geeft je direct grip, overzicht en rust in je dagelijkse werk.

Slimme planning op basis van reële doorlooptijden

AQWIRE berekent automatisch wanneer je moet starten met de voorbereiding van een uitvraag. In je organisatieprofiel leg je de standaard doorlooptijden vast. Moet een overeenkomst volgend jaar vernieuwd worden? De inkoopkalender geeft op het juiste moment een seintje.

Automatische bewaking van mijlpalen

Het systeem houdt proactief rekening met werkdagen, vakantieperiodes en wettelijke termijnen. Zo voorkom je dat een vragenronde of een inschrijfdeadline midden in de vakantieperiode valt. Iedere betrokken collega ziet precies welke acties openstaan en wie aan zet is.

Direct inzicht in spend en hercontractering

De inkoopkalender koppelt je planning direct aan de totale spend van de organisatie. Je ziet in één oogopslag welke contracten aflopen, wat de totale waarde over de looptijd is en waar kansen liggen om opdrachten slim te bundelen.

Demo aanvragen

Veelgestelde vragen

Alles wat je moet weten over AQWIRE

Hoe vul ik de inkoopkalender van AQWIRE?

Je kunt eenvoudig bestaande contractgegevens en inkoopdata importeren. Daarnaast helpt AQWIRE op basis van je organisatieprofiel en spend-analyse om automatisch voor te stellen welke trajecten ingepland moeten worden

Kunnen meerdere afdelingen samen in de kalender werken?

Ja, meerdere afdelingen kunnen samenwerken in AQWIRE. De cockpit is ingericht als één centrale plaats voor de hele organisatie. Verschillende afdelingen of locaties kunnen hun eigen inkoopbehoefte invoeren, terwijl je op centraal niveau het overzicht behoudt over alle termijnen, de planning en de totale spend.

Werkt de inkoopkalender ook voor onderhandse opdrachten?

Ja, je kunt de inkoopkalender ook gebruiken voor onderhandse opdrachten. De inkoopkalender is bedoeld voor al je inkooptrajecten: van enkelvoudige en meervoudige offerteaanvragen tot nationale en Europese aanbestedingen. Zo valt geen enkel contract meer tussen wal en schip.

Hoe helpt de inkoopkalender bij de accountantscontrole?

De accountant wil zien of een organisatie haar inkoop tijdig, rechtmatig en doelmatig organiseert. Omdat de inkoopkalender alle processtappen, keuzes en doorlooptijden vastlegt, bouw je vanaf dag één automatisch een sluitende audittrail op.

De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden

Upgrade je inkoopproces

Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.

Plan een demo