Onderhands aanbesteden
Wanneer mag je onderhands aanbesteden en hoe doe je het? Onderhands aanbesteden betekent dat je zelf één of meer leveranciers uitnodigt om een offerte uit te brengen, zonder dat je de opdracht openbaar aankondigt. Of je onderhands mag aanbesteden hangt af van de totale waarde van de opdracht en wat er in jouw eigen inkoopbeleid staat.
Wat is onderhands aanbesteden precies?
Bij een openbare aanbesteding zet je een opdracht breed in de markt en kan iedere leverancier inschrijven. Bij onderhands aanbesteden selecteer je zelf welke partijen een uitvraag ontvangen. Dat scheelt veel tijd en administratieve rompslomp, voor jou en voor de markt.
Minder formaliteit betekent niet dat er geen regels zijn. De basisbeginselen uit de Aanbestedingswet blijven gelden. Welke leveranciers je ook uitnodigt, je moet je keuzes en gemaakte afspraken achteraf altijd objectief kunnen verantwoorden.
Enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden?
Het verschil tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden zit in het aantal marktpartijen dat je benadert.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden: je vraagt één leverancier om een offerte. Deze route is bedoeld voor kleinere opdrachten onder de interne beleidsgrens van jouw organisatie.
Meervoudig onderhands aanbesteden: je nodigt minimaal drie en maximaal vijf leveranciers uit om een offerte in te dienen. Zij dingen met elkaar mee naar de opdracht. Deze route geldt voor grotere opdrachten onder de Europese drempelwaarde.
Enkelvoudig onderhands: één leverancier benaderen
Bij een enkelvoudig onderhandse uitvraag benader je rechtstreeks één partij voor een offerte. Dit is geschikt voor overzichtelijke opdrachten of aankopen van beperkte omvang. Ook wanneer je maar één leverancier benadert, moet deze keuze gebaseerd zijn op objectieve criteria. Argumenten als "deze leverancier kennen we al" zijn niet voldoende. Aantoonbare ervaring, direct beschikbare capaciteit of een bewezen marktconforme prijsstelling zijn dat wel.
Leg bij een enkelvoudige uitvraag altijd het volgende vast:
- Waarom deze procedure past bij de waarde en het type opdracht.
- De objectieve redenen waarom je juist deze leverancier vraagt.
- De ontvangen offerte en de gemaakte afspraken.
- De onderbouwing dat de afgesproken prijs marktconform is.
Meervoudig onderhands: drie tot vijf partijen uitnodigen
Bij een meervoudig onderhandse procedure laat je een beperkt aantal partijen met elkaar concurreren. De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat je minimaal drie en maximaal vijf leveranciers uitnodigt.
Je kiest de partijen op basis van duidelijke, objectieve criteria, bijvoorbeeld specifieke branchekennis of ervaring met vergelijkbare opdrachten. Wissel waar mogelijk af tussen partijen, zodat ook nieuwe leveranciers een eerlijke kans krijgen. Alle genodigden ontvangen op hetzelfde moment exact dezelfde offerteaanvraag. De daarin beschreven eisen en beoordelingscriteria vormen de vaste meetlat voor de gunning.
Meer grip en snelheid met AQWIRE
Het inhoudelijk opstellen van een uitvraag kost vaak veel werk. En hoewel het werk bij kleine trajecten overzichtelijker lijkt, is de administratieve verantwoording achteraf net zo groot. Met AQWIRE hoef je het inkoopproces niet meer bij elkaar te zoeken in losse mails of Word-bestanden.
01
Snel de juiste route
AQWIRE raamt de waarde over de gehele looptijd, toetst deze aan jouw eigen inkoopbeleid en adviseert de best passende procedure.
02
Niet vanaf nul schrijven
De documentgenerator genereert op basis van historische data en verrijkte marktdata direct een heldere concept-offerteaanvraag, inclusief je eigen voorwaarden en criteria.
03
Inhoudelijk sterke stukken
Of het nu gaat om catering, IT-infrastructuur of gebouwonderhoud: je beschikt meteen over de juiste inhoud zonder dat je marktkennis hoeft in te huren.
04
Automatisch audit-proof
Elke stap, van de raming tot de uiteindelijke gunning, wordt geborgd in een automatische audittrail. Mocht de accountant vragen stellen, dan staat het bewijs al klaar.
Veelgestelde vragen
Alles wat je moet weten over AQWIRE
Hoeveel leveranciers moet ik uitnodigen bij meervoudig onderhands?
Hoeveel leveranciers moet ik uitnodigen bij meervoudig onderhands?
Bij meervoudig onderhands nodig je minimaal drie en maximaal vijf marktpartijen uit, conform de richtlijnen in de Gids Proportionaliteit. Als je om specifieke redenen van deze aantallen wilt afwijken, leg je die onderbouwing vast in de documentatie van het dossier.
Mag ik telkens dezelfde vertrouwde leverancier vragen?
Mag ik telkens dezelfde vertrouwde leverancier vragen?
Je mag telkens dezelfde vertrouwde leverancier vragen bij een onderhandse aanbesteding, maar niet zonder inhoudelijke onderbouwing. Je bent verplicht om marktpartijen op basis van objectieve gronden uit te nodigen. Het uitspreken van een voorkeur zonder feitelijke onderbouwing levert een rechtmatigheidsrisico op. Wissel leveranciers af waar dat mogelijk is.
Wat gebeurt er als de opdrachtwaarde onverhoopt boven de drempel uitkomt?
Wat gebeurt er als de opdrachtwaarde onverhoopt boven de drempel uitkomt?
Als een opdracht de Europese drempelwaarde overschrijdt, is een onderhandse procedure niet meer toegestaan. In dat geval is een Europese aanbesteding verplicht. Wanneer je onderhands gunt terwijl dat niet mag, is er sprake van een onrechtmatige uitgave.
Moet ik ook voor 'gewone' inkoop een dossier opbouwen?
Moet ik ook voor 'gewone' inkoop een dossier opbouwen?
Ja, ook bij inkooptrajecten die niet onder de formaliteiten van de Aanbestedingswet vallen, moet je aantonen dat publieke middelen doelmatig en rechtmatig zijn besteed. Met een overzichtelijke vastlegging voorkom je discussies met de accountant of het bestuur.
De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden
Upgrade je inkoopproces
Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.