7 verborgen kosten van aanbesteden in Excel

Leestijd: 4 minuten · Categorie: Inkoop en spendanalyse

Excel kost je meer dan je denkt

Je stuurt je inkoop- en aanbestedingsproces met Excel. Een lijst met lopende contracten hier, een spendoverzicht daar, een inkoopplanning in een derde bestand. Het lijkt te werken, totdat de accountant vragen stelt of een collega besluiten neemt op basis van verouderde cijfers. Dan loop je vast.

Excel blijkt niet het probleem; het gebrek aan een centraal totaalbeeld is dat wel. Je hoopt dat Excel je inzicht geeft, maar weet eigenlijk wel beter. Versnipperde bestanden zorgen voor onzichtbare kosten die je nergens op een factuur terugziet. Dit zijn de zeven grootste inkooplekken in publieke en instellingsorganisaties, en wat ze je per jaar kosten.

De 7 verborgen inkooplekken

1. Versiefouten en dubbel werk

Een collega mailt een contractenlijst, jij past hem aan, en een derde werkt door in een oude versie. Kleine verschillen stapelen zich maandelijks op. Cijfers kloppen niet meer, contracten worden over het hoofd gezien en het kost uren om de administratie weer gelijk te trekken. Tijd die je eigenlijk niet hebt en die onbewust veel geld kosten.

Geschatte kosten: € 5.000 tot € 15.000 per jaar.

2. Verouderde spendrapportages

Een spendoverzicht in Excel is een momentopname. Op de dag van maken klopt het, een maand later loopt de werkelijkheid achter. Inkopers en controllers sturen op de oude cijfers, waardoor je pas achteraf ziet waar het budget naartoe is gegaan. Bijsturen is dan niet meer mogelijk.

Geschatte kosten: € 8.000 tot € 25.000 per jaar.

3. Dubbeltellingen en verkeerde categorieën

Dezelfde leverancier staat onder verschillende namen in de boeken, of een uitgave is verkeerd ingedeeld. In een wirwar van Excel-documenten is dat zo gebeurd. Daardoor ontbreekt een zuiver beeld van de spend per leverancier of afdeling. Op basis van onjuiste data neem je met de beste bedoelingen de verkeerde inkoopbesluiten.

Geschatte kosten: € 5.000 tot € 20.000 per jaar.

4. Gemiste drempelbedragen en rechtmatigheidsrisico’s

Dit is het lek dat direct pijn doet. Losse bestellingen bij dezelfde leverancier lijken klein, maar opgeteld over de hele organisatie overschrijden ze de drempelbedragen. In losse bestanden zie je dat vaak pas als de accountant langskomt. Onbewust heb je een onrechtmatige inkoop met alle bestuurlijke gevolgen van dien.

Geschatte kosten: € 10.000 tot € 35.000 per jaar.

5. Handmatige auditvoorbereiding

De accountantscontrole nadert en de spanning daarvoor neemt toe. Wat volgt is een zoektocht door mailboxen, netwerkmappen en losse bestanden om motiveringen, contracten en goedkeuringen boven water te krijgen. Je hebt het dossier wel, maar met een versnipperde audittrail. Die zoektocht kost je tijd die je niet hebt en daardoor uren die je niet wilt spenderen.

Geschatte kosten: € 8.000 tot € 30.000 per jaar.

6. Externe inhuur voor basisinzicht

Om grip te krijgen op de cijfers wordt een externe adviseur ingeschakeld voor een spendanalyse of inkoopadvies. Dat inzicht is waardevol, maar het probleem is dat je deze kennis steeds opnieuw moet inkopen. Je bouwt het inzicht niet intern op en de kennis verdwijnt met de adviseur.

Geschatte kosten: € 15.000 tot € 60.000 per jaar.

7. Gemiste bundel- en besparingskansen

Verschillende afdelingen of locaties kopen hetzelfde in bij verschillende partijen en contracten lopen stilzwijgend af zonder dat er tijdig een scherpe marktuitvraag gedaan is. Dit is het grootste lek: zonder totaalbeeld mis je het volume om scherpere afspraken te maken. Misschien kun je profiteren van bundelkorting of start je nieuwe onderhandelingen wanneer een contract dreigt af te lopen.

Geschatte kosten: € 15.000 tot € 75.000 per jaar.

De overkoepelende oorzaak: gebrek aan totaalbeeld

Bovengenoemde lekken zijn geen van alle bedoeld. Je doet je werk namelijk naar beste kunnen en roeit met de riemen die je hebt. Maar tel deze posten bij elkaar op en het lek loopt op tot € 66.000 tot € 260.000 per jaar. De oorzaak is telkens hetzelfde: informatie staat verspreid. Je overziet het geheel niet, waardoor het geld tussen de bestanden door lekt.

Zo dicht je de inkooplekken

Een lek wil je dichten. Dus schakel je een loodgieter met verstand van zaken in. Dat is AQWIRE. Het vervangt losse bestanden door één centrale cockpit.

Upload je inkoopdata en het systeem categoriseert uitgaven en toetst ze automatisch aan je inkoopbeleid en de geldende drempels. Je ziet rechtmatigheidsrisico's voordat de accountant je op de vingers tikt.

Contracten staan overzichtelijk bij elkaar inclusief aanbestedingsmomenten. Je start trajecten op tijd en voorkomt overhaaste verlengingen.

Heb je toch nog hulp nodig bij het opstellen van stukken? AQWIRE ondersteunt bij het genereren van juridisch getoetste documentatie op basis van jouw data. Eventuele externe adviseurs zet je alleen nog in voor procesbegeleiding, wat aanzienlijk scheelt in de kosten.

Reken het zelf uit

Wil je weten wat de zeven lekken jouw organisatie kosten? Vraag een persoonlijke spendanalyse aan. Je stuurt je spendbestand, wij laten zien waar het lekt.

‍
‍