Het UEA
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een verplichte eigen verklaring waarin inschrijvers bevestigen dat ze voldoen aan je geschiktheidseisen en dat er geen uitsluitingsgronden op hen van toepassing zijn.
Wat is het UEA?
Het UEA is een Europees standaardformulier dat als 'eerste check' dient bij een uitvraag. Boven de wettelijke Europese drempel is dit verplicht. Stel je bij een nationale of meervoudig onderhandse procedure uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen? Dan gebruik je ook het UEA.
In plaats van dat elke inschrijver direct stapels bewijsstukken, zoals jaarcijfers, referenties of een Gedragsverklaring Aanbesteden, moet meesturen, volstaat een vinkje en ondertekening op het UEA. Dit bespaart zowel jou als de inschrijver enorm veel administratieve lasten in de beginfase.
Wie vult het UEA in?
Het voorbereiden van het UEA is een wisselwerking tussen jou als koper en de inschrijver. Jij als aanbestedende dienst zet het formulier digitaal klaar. Jij bepaalt welke onderdelen, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van toepassing zijn op de specifieke opdracht. De inschrijver vult de geopende velden in, bevestigt dat hij aan alle voorwaarden voldoet en voegt het document toe aan de inschrijving.
Hoe zet je het UEA klaar zonder fouten?
Het klaarmaken van het UEA gebeurt digitaal via TenderNed. Let op: de oude interactieve pdf is per 31 maart 2024 definitief vervallen. Gebruik dus nooit meer oude opgeslagen bestanden uit eerdere trajecten. Het voorbereiden volgt tegenwoordig een vaste logica:
01
Sluit aan op je leidraad
Leg eerst de inhoudelijke eisen en uitsluitingsgronden vast in je aanbestedingsdocumenten. Het UEA volgt de leidraad, nooit andersom.
02
Vul Deel I in
Controleer de algemene gegevens van jouw organisatie en de procedure.
03
Selecteer uitsluitingsgronden (Deel III)
Dwingende uitsluitingsgronden, zoals faillissement of strafrechtelijke veroordelingen, staan vast. Kies bij facultatieve gronden alleen wat proportioneel is en expliciet in je leidraad staat.
04
Stel geschiktheidseisen in (Deel IV)
Neem de specifieke eisen over uit je leidraad, bijvoorbeeld op het gebied van financiële draagkracht of technische bekwaamheid.
05
Koppel eventuele derden en combinaties
Houd er rekening mee dat bij een inschrijving door een combinatie of bij het inschakelen van derden, elke entiteit een eigen UEA moet invullen.
Tegenstrijdigheden tussen leidraad en UEA
In de praktijk gaat het voorbereiden van het UEA opstellen vaak mis doordat het formulier als een losse administratieve handeling wordt gezien. Dat kan ervoor zorgen dat een eis wel in het UEA staat, maar is vergeten in de leidraad, of andersom. Dit leidt tot onduidelijkheid bij inschrijvers, een stroom aan extra vragen tijdens de vragenronde of in het ergste geval een ongeldige procedure.
Nul tegenstrijdigheden in je documenten met AQWIRE
Het handmatig overtypen van eisen uit je leidraad naar het UEA kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. AQWIRE haalt die frictie volledig weg.
01
Direct gekoppeld aan je leidraad
De documentgenerator haalt de geselecteerde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen rechtstreeks uit de aanbestedingsdocumenten die je hebt opgesteld. Leidraad en UEA bevatten daardoor gegarandeerd dezelfde eisen.
02
Proportioneel advies
Twijfel je welke facultatieve uitsluitingsgronden je moet opnemen? AQWIRE geeft op basis van historische marktdata een onderbouwd advies dat past bij jouw type opdracht.
03
Snel beoordelen na binnenkomst
Na sluiting van de inschrijftermijn zie je per inschrijver in één oogopslag wat er is verklaard en waar eventuele afwijkingen zitten.
Veelgestelde vragen
Alles wat je moet weten over AQWIRE
Is het UEA verplicht bij elke inkoopopdracht?
Is het UEA verplicht bij elke inkoopopdracht?
Nee, het UEA is niet verplicht bij elke inkoopopdracht. Boven de Europese drempels is het verplicht. Onder de drempel gebruik je het alleen als je daadwerkelijk geschiktheidseisen of uitsluitingsgronden hanteert. Bij een eenvoudige meervoudig onderhandse uitvraag zonder harde uitsluitingseisen is een UEA niet nodig.
Mag het UEA digitaal worden aangeleverd?
Mag het UEA digitaal worden aangeleverd?
Ja, digitaal aanleveren van het UEA is de wettelijke standaard. Je zet het formulier klaar via een aanbestedingsplatform of de UEA-tool van TenderNed. De inschrijver vult het digitaal in en voegt het als bestand toe aan de inschrijving.
Wat als een inschrijver het UEA niet volledig heeft ingevuld?
Wat als een inschrijver het UEA niet volledig heeft ingevuld?
Gaat het om een kleine misser of een duidelijke vormfout, dan mag je de inschrijver vragen om dit te herstellen. Dit herstel mag de inhoudelijke inschrijving alleen niet verbeteren. Ontbreekt een essentieel onderdeel of een verplichte verklaring van een derde partij, dan kan dat leiden tot ongeldigheid van de inschrijving.
Moet het UEA los ondertekend worden?
Moet het UEA los ondertekend worden?
Als het UEA onderdeel uitmaakt van een complete set inschrijvingsdocumenten die als geheel digitaal wordt ondertekend of ingediend via een beveiligd platform, is een aparte fysieke handtekening op het formulier niet altijd vereist.
De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden
Upgrade je inkoopproces
Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.