Gids proportionaliteit
De gids proportionaliteit is een verplicht richtlijn bij de Aanbestedingswet 2012. Hij beschrijft hoe je eisen, voorwaarden en termijnen in redelijke verhouding houdt tot je opdracht.
Wat betekent proportionaliteit bij inkoop?
Proportionaliteit is een van de belangrijkste basisbeginselen van aanbesteden. Het betekent simpel: wat je vraagt van een leverancier moet passen bij de omvang en het risico van de opdracht. Voor een kleine opdracht horen daar lichte voorwaarden bij. Pas bij een grote of complexe uitvraag stel je zwaardere eisen.
Het doel van deze regel is het borgen van eerlijke concurrentie. Wanneer je onnodig zware eisen stelt, sluit je geschikte, en vaak kleinere, partijen uit. Dat leidt tot minder inschrijvingen en een hogere prijs. Proportioneel uitvragen zorgt er juist voor dat je marktconform inkoopt en voldoende aanbiedingen krijgt.
Welke status heeft de gids?
De Gids Proportionaliteit is door de wetgever aangewezen als verplicht richtlijn. Dat houdt in dat het principe 'pas toe of leg uit' geldt. In de basis volg je de voorschriften uit de gids. Wil je daar toch van afwijken? Dan moet je die keuze vooraf helder onderbouwen en vastleggen in je aanbestedingsdocumenten.
Ook speciale-sectorbedrijven zijn verplicht de gids toe te passen. Bij een enkelvoudig onderhandse uitvraag geldt de gids formeel niet, maar ook dan kies je op basis van objectieve en redelijke gronden. Lees hier meer over onderhands aanbesteden.
Proportionaliteit in elke fase
De kernregel is dat al je eisen, voorwaarden, geschiktheidscriteria en termijnen in redelijke verhouding moeten staan tot de opdracht. De gids geeft hiervoor concrete handvatten voor elke fase van het traject: Stel jezelf bij elke eis die je opschrijft de vraag: is dit noodzakelijk om de opdracht goed uitgevoerd te krijgen? Is het antwoord nee, dan hoort de eis niet in de documenten thuis.
01
De voorbereiding
De keuze voor de procedure en het wel of niet samenvoegen van opdrachten.
02
Geschiktheidseisen
Het instellen van eisen rondom omzet, referenties en certificaten.
03
De uitvraag
Het bepalen van gunningscriteria en een haalbare inschrijvingstermijn.
04
Contractvoorwaarden
Het afspreken van afgewogen bepalingen rondom aansprakelijkheid en boetes.
05
Het proces
Een zorgvuldige omgang met vragen in de nota van inlichtingen en eventuele klachten.
Proportioneel versus disproportioneel
01
Te zwaar: een omzeteis van € 5 miljoen voor een jaarlijkse schoonmaakopdracht van € 200.000
In verhouding: Geen omzeteis, of maximaal twee keer de geraamde jaarwaarde als het risico dat vereist.
02
Te zwaar: een referentie vragen van exact dezelfde omvang bij een soortgelijke organisatie uit het afgelopen jaar
In verhouding: Een vergelijkbare opdracht vragen uit de afgelopen drie jaar (of vijf jaar bij werken).
03
Te zwaar: een specifiek merk of ISO-certificaat als harde eis stellen
In verhouding: Het certificaat vragen óf een gelijkwaardig bewijs van kwaliteit accepteren.
04
Te zwaar: een inschrijvingstermijn van twee weken voor een ingewikkelde ICT-opdracht midden in de zomervakantie
In verhouding: Een termijn die rekening houdt met de complexiteit van de vraag, vragenrondes en vakantieperiodes.
05
Te zwaar: volledig onbeperkte aansprakelijkheid neerleggen bij de leverancier
In verhouding: Een aansprakelijkheid die aansluit bij de werkelijke risico's en de totale contractwaarde.
06
Te zwaar: alle onderdelen of locaties opheffen tot één groot perceel, waardoor alleen grote marktpartijen kunnen meedoen
In verhouding: Werken met percelen, of helder onderbouwen waarom samenvoegen noodzakelijk is.
Hoe je proportionaliteit borgt en onderbouwt
Proportionaliteit is een kwestie van onderbouwing. Om te zorgen dat je eisen standhouden bij een toetsing door een accountant of rechter, doorloop je bij het opstellen van je documenten deze vragen:
- Waarom is deze specifieke eis nodig voor het behalen van het doel?
- Wat gebeurt er als je de eis laat vallen of versoepelt?
- Is er een lichter alternatief dat hetzelfde kwaliteitsniveau waarborgt?
- Sluit de eis aan bij de waarde, de doorlooptijd en de risico's van de opdracht?
- Hoeveel leveranciers kunnen na het stellen van deze eis nog inschrijven?
Leg de antwoorden vast in je dossier. Wijk je af van een voorschrift? Vermeld dan expliciet van welk voorschrift je afwijkt en onderbouw waarom dat in dit specifieke geval nodig is. Doe dit direct tijdens het schrijven. Zo bouw je een sluitende audittrail op. Gebruik je hiervoor AQWIRE, dan ben je verzekerd dat alle content in ieder benodigd document terugkomt en het een sluitende aanbesteding is.
Het borgen van proportionaliteit begint al bij de basis van je uitvraag. Lees daarom ook hoe je een scherp programma van eisen opstelt.
AQWIRE voor het bewaken van proportionaliteit
De Gids Proportionaliteit telt ruim zeventig pagina's en die lees je niet bij elke uitvraag opnieuw door. Een aanbestedinguitvraag opstellen kost al genoeg tijd zonder deze taak. Daardoor sluipen er snel te zware of verouderde eisen in documenten die ooit zijn overgenomen uit oude templates. AQWIRE brengt de voorschriften uit de gids direct naar de plek waar je ze nodig hebt: de online cockpit waarin je werkt.
Het gemak van AQWIRE
01
Eisen worden niet langer blind overgenomen
AQWIRE vergelijkt elke eis automatisch met de voorschriften uit de gids en met de omvang van jouw opdracht. Te zware eisen vallen direct op voordat je publiceert.
02
Zicht op wat haalbaar is
Het systeem laat zien welke eisen vergelijkbare opdrachten stelden. Zo krijg je direct een reële en marktconforme maatstaf.
03
Motiveren bij afwijking
Wil je afwijken van een voorschrift? AQWIRE stelt een onderbouwing voor inclusief de verwijzing naar het specifieke voorschrift. Jij controleert, past aan en keurt goed.
04
Achteraf reconstrueren
De ingebouwde audittrail legt per eis de inhoudelijke afweging vast (wie, wanneer en waarom). Zo heb je direct je bewijs richting accountant en bestuurder.
05
Voorkom hoge kosten voor externe adviseurs
Je hoeft geen dure inkoopconsultant in te huren om de inhoud te toetsen of documenten te schrijven. AQWIRE levert de juiste inhoud en kaders. Wil je toch nog wat extra begeleiding op het proces? Dan zet je een adviseur heel gericht in op het proces. Dat scheelt tot wel 60% aan consultancykosten.
Veelgestelde vragen
Alles wat je moet weten over AQWIRE
Is de gids proportionaliteit verplicht?
Is de gids proportionaliteit verplicht?
Ja, de gids proportionaliteit is een verplicht richtlijn bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse procedures. Je volgt de voorschriften op, of je legt in de stukken gemotiveerd uit waarom je ervan afwijkt.
Mag ik afwijken van de gids proportionaliteit?
Mag ik afwijken van de gids proportionaliteit?
Ja, je mag afwijken van de gids proportionaliteit als daar een gegronde reden voor is. Bijvoorbeeld bij een unieke opdracht of een specifiek risicoprofiel. Je moet de afwijking wel vooraf helder onderbouwen in de leidraad.
Hoe leg ik een afwijking van de gids proportionaliteit vast?
Hoe leg ik een afwijking van de gids proportionaliteit vast?
Afwijken van de gids proportionaliteit gaat als volgt. Noem het specifieke voorschrift waarvan je afwijkt, leg uit waarom deze afwijking noodzakelijk is en toon aan dat een lichter alternatief niet volstaat. Sla deze onderbouwing op in je dossier.
Wat als een inschrijver een eis disproportioneel vindt?
Wat als een inschrijver een eis disproportioneel vindt?
Een leverancier kan vragen stellen in de nota van inlichtingen of een klacht indienen als deze een eis disproportioneel vindt. Beoordeel de opmerking serieus. Blijkt de eis inderdaad te zwaar, pas deze dan aan om vertraging te voorkomen.
De nieuwe standaard in inkopen en aanbesteden
Upgrade je inkoopproces
Plan een demo en ontdek hoe de cockpit van AQWIRE rust brengt in jouw organisatie. In een demo van slechts 30 minuten laten we je zien hoe je de regie terugpakt.